Hay una situación que se repite todos los años en prácticamente todas las asesorías.
Las cuentas están terminadas. La certificación está preparada. El depósito está listo para presentarse. Y de repente todo se para porque falta una firma.
Lo curioso es que casi nunca se trata de un cliente que se niegue a firmar. De hecho, la mayoría de las veces ocurre justo lo contrario. El cliente te dice que sí, que lo mira esa misma tarde. Luego pasa un día. Luego pasan tres. Después una semana. Y cuando vuelves a hablar con él resulta que simplemente se le había olvidado o le había llegado a spam.
Es una situación bastante ingrata porque, a diferencia de otros problemas de la campaña, aquí ya no depende de ti. Tú puedes rehacer una certificación, corregir un defecto o volver a generar un depósito. Lo que no puedes hacer es firmar por el cliente.
Y cuando llevas pocas sociedades tampoco tiene demasiada importancia. Te acuerdas perfectamente de quién está pendiente. Incluso recuerdas cuándo le enviaste el documento y cuándo hablaste con él por última vez.
El problema aparece cuando empiezas a gestionar volumen.
El verdadero problema es acordarse de perseguir las firmas. Porque al final nadie tiene una sola firma pendiente. Tiene veinte. O cincuenta. O cien.
Y entonces empiezan a pasar cosas bastante absurdas.
Un compañero vuelve a enviar un documento que ya había enviado otro.
Alguien llama a un cliente para preguntarle si ha firmado cuando en realidad firmó hace dos días.
O, la más habitual de todas, el cliente te dice que nadie le ha avisado y en ese momento nadie sabe con seguridad si tiene razón o no.
Por eso cada vez me parece más importante la trazabilidad que la propia firma.
La firma, antes o después, suele llegar.
Lo que genera trabajo de verdad es no saber qué ha pasado entre medias.
- No saber cuándo se envió el documento.
- No saber si el cliente abrió el correo.
- No saber cuántos recordatorios se le han enviado.
- No saber si el problema es que no quiere firmar o simplemente que tiene otras prioridades.
Y esto, que parece una cuestión menor, acaba teniendo bastante impacto cuando la campaña empieza a acelerarse.
Porque llega un momento en junio y julio en el que ya no recuerdas las sociedades. Recuerdas estados. Pendiente de firma. Pendiente de presentar. Pendiente de subsanar. Y cuanto más volumen gestionas, más importante es que esos estados sean reales y no dependan de la memoria de alguien.
En Tax One acabamos llegando a una conclusión bastante sencilla. La mejor forma de conseguir una firma no suele ser una llamada especialmente brillante ni un correo perfectamente redactado. Normalmente consiste en algo mucho más aburrido: seguir insistiendo.
Por eso el sistema permite enviar recordatorios automáticos a través de Signaturit y mantener un histórico completo del proceso. No porque sea especialmente sofisticado, sino porque después de varias campañas descubrimos que la mayoría de las firmas pendientes no se bloquean por conflicto ni por desacuerdo. Se bloquean porque alguien abrió un correo un martes, pensó que lo firmaría el miércoles y se acordó de él, con suerte, dos semanas después.
Y cuando gestionas unas pocas sociedades eso es una anécdota.
Cuando gestionas cientos, acaba convirtiéndose en parte del trabajo diario.