Cuando alguien de fuera piensa en el depósito de cuentas, suele imaginar que el trabajo consiste en preparar las cuentas anuales y presentarlas en el Registro Mercantil.
Ojalá.
La realidad es bastante distinta.
De hecho, muchas asesorías llegan a junio con el trabajo técnicamente más complicado prácticamente terminado. Las cuentas están cerradas, el impuesto sobre sociedades está calculado y los números cuadran.
Y aun así es cuando empieza el verdadero dolor.
Porque la campaña de cuentas no suele atascarse por un problema contable.
Se atasca por todo lo que ocurre alrededor.
Estos son, al menos en nuestra experiencia, los siete cuellos de botella que más tiempo consumen durante una campaña de depósito de cuentas.
1. Preparar actas y certificaciones
No es una tarea difícil.
Es una tarea repetitiva.
Y cuando tienes que hacerlo para cincuenta, cien o doscientas sociedades, cualquier tarea repetitiva acaba convirtiéndose en un problema.
Además, rara vez todas las sociedades tienen exactamente la misma configuración. Hay administradores únicos, administradores solidarios, consejos de administración, repartos de dividendos, compensaciones de pérdidas…
Siempre hay alguna particularidad que obliga a revisar la documentación.
Y cuando empiezan las prisas, es muy fácil que se cuele algún error.
2. Conseguir las firmas
Probablemente el cuello de botella más universal de todos.
Hay administradores y socios que firman en cinco minutos.
Y otros que desaparecen misteriosamente durante tres semanas justo cuando más falta hace localizarlos.
Lo peor es que normalmente el trabajo ya está hecho.
Las cuentas están preparadas.
La certificación está preparada.
La presentación está lista.
Simplemente estás esperando una firma.
Y mientras tanto el expediente no avanza.
3. Saber quién ha firmado y quién no
Cuando gestionas pocas sociedades esto se lleva razonablemente bien.
Cuando gestionas muchas, empiezan los Excel.
Y cuando aparecen los Excel, empiezan los problemas.
¿Le enviamos ya este documento?
¿Lo firmó la semana pasada?
¿Quién estaba pendiente?
¿Le hemos recordado que firme?
¿Estamos esperando al administrador o al socio?
Son preguntas que se repiten constantemente durante junio y julio.
Y cada vez que alguien tiene que buscarlas manualmente se pierde tiempo.
4. Generar el depósito
Aquí depende mucho del software que utilice la asesoría.
Hay programas que generan directamente los ficheros necesarios para el depósito. Otros generan parte de la información. Y en algunos casos todavía hay que introducir los datos manualmente en D2.
El problema se vuelve especialmente desagradable cuando se trata de una sociedad cuya contabilidad no llevas tú.
Por ejemplo, porque el cliente tiene otro contable, porque viene de otro despacho o porque simplemente te ha contratado únicamente para el proceso mercantil.
En ese momento empiezan las alegrías.
Hay que introducir el balance.
La cuenta de pérdidas y ganancias.
Y si la sociedad presenta cuentas normales, también el estado de cambios en el patrimonio neto, el estado de flujos de efectivo y el estado de ingresos y gastos reconocidos.
Y eso, cuando se hace manualmente, no son cinco minutos precisamente.
Dependiendo del tamaño de la empresa, una única sociedad puede consumir una mañana entera simplemente en trasladar información de un sitio a otro.
No aporta ningún valor.
No requiere criterio profesional.
Simplemente consume tiempo.
5. Controlar qué cuentas se han presentado
Parece una tontería hasta que alguien llama preguntando.
Oye, ¿las cuentas de esta sociedad están ya presentadas?
Y nadie lo sabe con certeza.
Empiezan entonces las búsquedas en correos, carpetas, justificantes y programas.
Multiplica eso por cien sociedades y empieza a verse el problema.
Muchas asesorías tienen perfectamente controlada la parte contable, pero bastante menos controlado el estado real de cada expediente mercantil.
Y eso acaba generando mucho trabajo reactivo.
6. Gestionar defectos y subsanaciones
Los defectos forman parte del trabajo.
Siempre los han formado y siempre los formarán.
A veces es una fecha.
Otras veces resulta que el administrador que firma no es el que figura inscrito.
O que la huella de la certificación no coincide.
O que falta una cuenta anual de un ejercicio anterior.
O simplemente que el Registro considera que falta documentación, por ejemplo la convocatoria de una junta.
Da bastante igual cuál sea el motivo concreto.
Lo importante es que aparece un defecto y alguien tiene que gestionarlo.
Y cuando tienes decenas de expedientes abiertos al mismo tiempo, el verdadero problema ya no es corregir el defecto. El verdadero problema es no perderlo de vista.
7. Repercutir suplidos y controlar costes
Este cuello de botella se menciona poco.
Y sin embargo consume muchísimo tiempo.
Facturas del Registro.
Suplidos.
Presentaciones.
Pagos.
Comprobaciones.
Cobros.
Todo parece sencillo cuando se habla de una única sociedad.
Cuando tienes decenas de expedientes abiertos simultáneamente, la historia cambia bastante.
El patrón común
Curiosamente, ninguno de estos problemas tiene que ver con conocimientos contables.
Ni siquiera con conocimientos mercantiles.
Son problemas de organización, seguimiento y control.
Por eso muchas asesorías llegan a julio con la contabilidad perfectamente cerrada y, aun así, sienten que la campaña se les escapa de las manos.
Con Tax One, gran parte de estos procesos se centralizan en un único entorno: preparación documental, firmas, presentación, defectos, notificaciones, suplidos y seguimiento de expedientes.
Porque el problema rara vez es generar el depósito.
El problema es todo lo que ocurre alrededor.