Hay una cosa curiosa que ocurre cuando un abogado mercantil empieza a gestionar campañas grandes de depósito de cuentas.
Durante años ha estudiado el proceso de una forma muy concreta.
- Primero se formulan las cuentas.
- Después se aprueban.
- Después se emite la certificación.
- Después se firma.
- Después se deposita.
Y esa secuencia tiene todo el sentido del mundo desde el punto de vista jurídico.
El problema es que, cuando tienes que gestionar doscientas sociedades a la vez, seguir exactamente esa lógica suele ser la forma más rápida de perder el control de la campaña.
No porque el Derecho Mercantil esté mal diseñado.
Simplemente porque una campaña de cuentas no es un problema jurídico. Es un problema operativo.
El error de gestionar las sociedades una a una
Cuando una asesoría empieza a crecer, suele intentar replicar el mismo proceso que utilizaba cuando gestionaba pocas sociedades.
- Se cierra una sociedad.
- Se prepara su documentación.
- Se consigue la firma.
- Se presenta.
- Y se pasa a la siguiente.
Mientras tienes treinta sociedades puede funcionar.
Cuando tienes doscientas, deja de funcionar.
Porque el equipo está constantemente cambiando de contexto.
Hoy preparas una certificación.
Mañana persigues una firma.
Pasado mañana revisas un defecto.
Después vuelves a la certificación que habías dejado a medias.
Y así durante semanas.
La sensación al final de junio suele ser la misma: todo está empezado y nada está terminado.
Las asesorías que gestionan mucho volumen trabajan de otra manera
Lo que suele ocurrir en los despachos que gestionan campañas grandes es que dejan de pensar en sociedades y empiezan a pensar en tareas.
Por ejemplo, en febrero o marzo preparan masivamente las actas de formulación.
Después preparan masivamente las actas de aprobación.
Después preparan masivamente las certificaciones.
Y cuando llega junio, gran parte de la documentación ya está lista.
No porque las cuentas estén aprobadas.
No porque la certificación pueda firmarse todavía.
Simplemente porque todo el trabajo que podía adelantarse ya se ha adelantado.
Esto, que desde fuera puede parecer una obviedad, cambia completamente la forma de afrontar la campaña.
El problema de preparar demasiado pronto
Aquí aparece una objeción bastante habitual.
Si preparo la documentación con meses de antelación, ¿qué ocurre si cambian las cuentas?
La pregunta es razonable.
Y la respuesta es que precisamente por eso hay que separar las distintas fases del proceso.
Una cosa es preparar una certificación.
Otra muy distinta es generar la huella digital.
Y otra distinta es enviarla a firma.
De hecho, uno de los errores más habituales consiste en generar huellas demasiado pronto.
El D2 cambia.
La contabilidad cambia.
Se modifica algún dato.
Y la certificación que parecía terminada deja de servir.
El resultado suele ser conocido: volver a generar documentación, volver a pedir firmas y volver a explicar al cliente por qué hay que repetir un trámite que aparentemente ya estaba terminado.
Introducir esperas también es organizar
Cuando diseñamos la funcionalidad de preparación de actas y certificaciones en Tax One, la idea no era generar más pasos.
Era justo la contraria.
Permitir que las asesorías trabajasen como realmente trabajan las campañas grandes.
Preparar documentación cuando hay tiempo.
Esperar cuando tiene sentido esperar.
Generar la huella cuando realmente debe generarse.
Y lanzar la firma cuando corresponde.
No es casualidad que la funcionalidad permita preparar una certificación y dejarla pendiente de huella. La huella depende del contenido del depósito. Si el depósito cambia, la huella cambia. Por eso, en muchas ocasiones, tiene sentido tener la certificación preparada y retrasar la generación de la huella hasta el momento adecuado.
Lo mismo ocurre con las firmas. Hay despachos que prefieren dejar cientos de documentos preparados y enviarlos masivamente cuando llega la fecha adecuada, en lugar de ir sociedad por sociedad durante toda la campaña.
La campaña no se gana en julio
La mayoría de la gente piensa que una buena campaña de cuentas consiste en trabajar mucho durante julio.
Nuestra experiencia es la contraria.
Las campañas que mejor salen suelen ser las que se preparan durante febrero, marzo, abril y mayo.
Cuando llega julio ya no debería quedar mucho trabajo intelectual.
Debería quedar seguimiento.
Control.
Revisión.
Si acaso, alguna presentación.
Porque gestionar 200 depósitos de cuentas no consiste en hacer 200 veces el mismo proceso.
Consiste en diseñar un sistema que te permita llegar a julio con la mayor parte del trabajo ya hecha.