Si hablamos de generar cuentas anuales, preparar certificaciones o presentar depósitos, existen herramientas específicas desde hace años. Sin embargo, muchas asesorías siguen utilizando Excel para controlar la campaña.
Y la verdad es que tiene bastante sentido.
Porque el Excel no es el problema.
De hecho, para muchas tareas sigue siendo una herramienta excelente. El problema aparece cuando deja de utilizarse para gestionar datos y pasa a utilizarse para controlar procesos.
Una campaña de depósito de cuentas no consiste en preparar un único expediente. Consiste en gestionar decenas o cientos de expedientes que avanzan a velocidades distintas. Hay sociedades pendientes de firma, otras pendientes de presentar, otras con defectos, otras esperando documentación del cliente y otras completamente terminadas.
Cuando el volumen es reducido, una hoja Excel suele ser suficiente. El responsable de la campaña sabe perfectamente qué está pasando en cada sociedad y cualquier desviación se detecta rápidamente.
Cuando el volumen aumenta, la situación cambia.
No porque el Excel deje de funcionar técnicamente, sino porque empieza a depender demasiado de que la información esté permanentemente actualizada. Una firma que nadie marca, un defecto que llega por correo y no se registra, una presentación que se realizó ayer pero sigue apareciendo como pendiente. Ninguna de estas incidencias es especialmente grave por sí sola, pero todas tienen algo en común: hacen que la información deje de reflejar la realidad.
Y en una campaña mercantil, perder el control suele ser mucho más peligroso que perder tiempo.
De hecho, creo que existe un error bastante habitual entre quienes nos dedicamos al mercantil. Tendemos a pensar el proceso como aparece en la Ley de Sociedades de Capital: primero se formulan las cuentas, después se aprueban, después se certifican y finalmente se depositan.
Jurídicamente es correcto.
Operativamente no suele funcionar así.
Las asesorías que gestionan volumen no trabajan sociedad por sociedad siguiendo una secuencia perfecta. Lo normal es preparar documentación de forma masiva, lanzar procesos de firma, presentar expedientes en distintos momentos y gestionar incidencias de manera simultánea. Durante junio y julio conviven cientos de tareas distintas que afectan a sociedades diferentes.
Por eso, a medida que aumenta el volumen, la pregunta importante deja de ser cómo generar un depósito.
La mayoría de los profesionales saben hacerlo.
La pregunta pasa a ser otra: ¿sé exactamente qué está ocurriendo en cada expediente en este momento?
¿Cuántas sociedades están pendientes de firma?
¿Cuántas están listas para presentar?
¿Cuántas tienen defectos?
¿Cuántas están completamente terminadas?
Y, sobre todo, ¿esa información es real o depende de que alguien se haya acordado de actualizar una hoja Excel?
Ahí es donde muchas asesorías empiezan a replantearse la forma de gestionar la campaña.
No porque Excel sea una mala herramienta.
Simplemente porque llega un momento en el que el trabajo ya no consiste en preparar cuentas anuales.
Consiste en mantener el control.
Y controlar una campaña de doscientas sociedades es algo bastante distinto a controlar una hoja de cálculo.
Por eso en Tax One hemos puesto mucho más foco en el seguimiento que en la generación de documentación. Las cuentas, las certificaciones o los depósitos son importantes, pero el verdadero problema suele aparecer después: saber qué se ha firmado, qué se ha presentado, qué tiene defectos, qué está pendiente y qué requiere actuación.
Porque cuando una campaña se complica, casi nunca es porque alguien haya olvidado cómo se presenta un depósito de cuentas.
Normalmente se complica porque nadie tiene una visión clara de lo que está pasando.