Una de las razones por las que muchas sociedades dejan de depositar cuentas durante años es que las consecuencias no suelen ser inmediatas.
La sociedad sigue existiendo. Sigue operando. Sigue presentando impuestos. Y durante bastante tiempo puede dar la sensación de que no pasa nada especialmente grave.
Eso hace que el depósito de cuentas se perciba a veces como una obligación más formal que práctica. Algo que conviene hacer, por supuesto, pero cuyo incumplimiento tampoco altera demasiado el día a día de la sociedad.
El problema es que esa percepción suele durar hasta que aparece la primera operación que depende del Registro Mercantil.
Y ahí es donde normalmente empiezan las prisas.
El cierre registral suele ser la primera consecuencia que realmente se nota
Cuando una sociedad deja de depositar las cuentas anuales, la consecuencia más conocida es el cierre registral.
Se habla mucho de él, pero muchas veces de forma bastante abstracta. En la práctica significa algo muy sencillo: el Registro Mercantil deja de inscribir la mayoría de actos societarios mientras no se regularice la situación.
Mientras la sociedad no necesite inscribir nada, el problema puede pasar desapercibido. Por eso hay empresas que acumulan varios ejercicios sin depositar cuentas sin ser plenamente conscientes de las consecuencias.
Sin embargo, tarde o temprano suele aparecer alguna operación que requiere inscripción registral. Un cambio de administrador, una modificación estatutaria, una ampliación de capital son ejemplos bastante habituales.
Es entonces cuando el incumplimiento deja de ser una cuestión teórica y pasa a convertirse en un problema operativo.
Hay otra consecuencia menos inmediata: nadie puede ver tus cuentas
Hay otro efecto de la falta de depósito de cuentas que suele pasar bastante desapercibido hasta que alguien necesita consultar información sobre la sociedad.
Si las cuentas no están depositadas, simplemente no están disponibles para terceros.
Puede parecer una cuestión menor, pero no siempre lo es.
Hoy en día gran parte de la información financiera de las empresas se consulta a través de registros mercantiles, proveedores de información empresarial y plataformas que agregan datos societarios y financieros. Cuando una sociedad lleva años sin depositar cuentas, la imagen que transmite hacia el exterior no suele ser especialmente buena.
Al fin y al cabo, un tercero no sabe si las cuentas no se han depositado porque la empresa está inactiva, porque existe un problema interno, por falta de transparencia de la propia entidad o simplemente porque nadie ha prestado atención a la obligación. Lo único que ve es que falta información financiera que debería estar disponible.
Esto puede afectar a operaciones de financiación, procesos de análisis de riesgos, relaciones comerciales e incluso procesos de selección de personal. No es extraño que potenciales clientes, proveedores, entidades financieras o futuros empleados consulten la información registral de una sociedad antes de tomar una decisión.
Por eso, aunque muchas veces el debate sobre el depósito de cuentas se centra en el cierre registral o en las posibles sanciones, conviene no olvidar que también existe una cuestión de imagen y transparencia. La ausencia continuada de cuentas depositadas suele interpretarse como una señal de riesgo, aunque la realidad de la sociedad sea muy distinta.
El error de pensar que hay que depositar diez años de cuentas
Cuando una sociedad lleva muchos años sin depositar cuentas, es habitual pensar que habrá que regularizar todos los ejercicios pendientes para volver a abrir la hoja registral.
Afortunadamente, no es así.
La Dirección General viene manteniendo desde hace años que, para levantar el cierre registral, únicamente es exigible el depósito de las cuentas anuales de los tres últimos ejercicios respecto de los cuales se ha producido el cierre registral (RDGRN de 3 de octubre de 2005 y 8 de febrero de 2010).
Esto tiene una consecuencia práctica importante. Una sociedad que lleve diez años sin depositar cuentas no tendrá que reconstruir necesariamente diez ejercicios para volver a operar. Bastará con regularizar los tres últimos ejercicios exigibles para que la hoja registral vuelva a abrirse.
Lo que sí suele dar problemas es intentar depositar únicamente el ejercicio más reciente ignorando los anteriores. Mientras existan ejercicios pendientes que mantienen el cierre registral, el Registro Mercantil no admitirá el depósito.
La revocación del NIF suele infravalorarse
Cuando se habla de las consecuencias de no depositar cuentas, la conversación suele centrarse en el cierre registral. Sin embargo, existe otra cuestión que en determinados casos puede generar incluso más problemas: la revocación del NIF por parte de la Agencia Tributaria.
Durante los últimos años Hacienda ha intensificado el uso de esta medida respecto de sociedades que acumulan determinados incumplimientos prolongados.
Y aquí las consecuencias empiezan a extenderse mucho más allá del Registro Mercantil.
Una sociedad con el NIF revocado puede encontrarse dificultades en sus relaciones bancarias, en sus relaciones con la Administración y también en operaciones que requieren intervención notarial o registral.
Es una situación que muchas veces sorprende porque el problema no aparece de forma gradual. Durante años parece que la sociedad sigue funcionando con normalidad y, de repente, una operación concreta revela que existen varios incumplimientos acumulados que ya no pueden seguir ignorándose.
Las sanciones del ICAC existen y cada vez conviene tomarlas más en serio
Durante mucho tiempo existió una percepción bastante extendida entre profesionales y empresarios: las sanciones por falta de depósito de cuentas estaban previstas en la ley, pero rara vez se imponían en la práctica.
Es cierto que históricamente el cierre registral ha sido la consecuencia más visible y la que más problemas generaba en el día a día.
Sin embargo, la situación ya no es exactamente la misma.
El régimen sancionador sigue existiendo y las cuantías previstas por la Ley de Sociedades de Capital son relevantes. Además, en los últimos años el ICAC ha incrementado claramente su actividad sancionadora en esta materia.
Eso no significa que toda sociedad que incumpla vaya a recibir automáticamente una sanción. Pero sí significa que ya no resulta razonable seguir considerando estas multas como una posibilidad puramente teórica.
La tendencia de los últimos años apunta precisamente en la dirección contraria.
Cuando regularizar deja de ser una urgencia
La mayoría de las sociedades que llegan a esta situación no dejaron de depositar cuentas porque fuera especialmente difícil hacerlo. Normalmente ocurrió porque nadie le dio prioridad durante años.
Lo paradójico es que, cuando finalmente hace falta regularizar la situación, suele haber una operación importante esperando detrás: una compraventa de participaciones, una ampliación de capital, una financiación bancaria o un simple cambio de administrador.
En ese momento lo que parecía un trámite se convierte en una urgencia.
Precisamente por eso muchas asesorías están utilizando herramientas como Tax One para gestionar tanto las campañas ordinarias como las regularizaciones de ejercicios pendientes. Generar documentación, obtener firmas, presentar depósitos y controlar el estado de los expedientes deja de ser un proceso artesanal y pasa a ser un flujo mucho más predecible.
Porque depositar cuentas no debería ser una de las preocupaciones de una sociedad. Y mucho menos acabar bloqueando una operación importante por algo que podría haberse resuelto meses o años antes.