Cada año, miles de sociedades presentan sus libros en el Registro Mercantil para su legalización.
El problema es que, aunque la legalización de libros no suele conllevar sanción directa, sí puede generar problemas importantes si la contabilidad necesita utilizarse como prueba (por ejemplo, en una inspección o en un conflicto entre socios).
En este artículo repasamos los errores más habituales en la legalización de libros y cómo evitarlos antes de que termine el plazo.
1. Presentar los libros fuera de plazo (o no presentarlos nunca)
El error más básico.
La legalización debe realizarse dentro de los 4 meses siguientes al cierre del ejercicio.
Para sociedades cuyo ejercicio coincide con el año natural, el plazo finaliza el 30 de abril.
¿Qué implica no legalizar los libros o legalizarlos fuera de plazo?
No existe una sanción automática, pero se pierde la fuerza probatoria de la contabilidad
Y, si en algún momento se exige el libro diario o o el resto de libros, no se puede acreditar que no han sido alterados
2. Errores en la numeración de los libros
Los libros deben seguir una numeración correlativa por tipo de libro.
Aquí suele haber confusión importante:
No todos los libros se presentan todos los años
Por ejemplo, el libro registro de socios solo se presenta cuando hay cambios
Esto implica que la numeración de cada libro debe mantenerse en el tiempo
Si dentro de cinco años vuelves a presentar un libro de socios, debes continuar con la numeración anterior.
Si no se respeta esta correlación, el Registro Mercantil emitirá un defecto por numeración incorrecta.
3. Libros incompletos o mal generados
Otro problema habitual es presentar libros con:
Información incompleta
Estructura incorrecta
Errores en la configuración del contenido
Normalmente, por convertir ficheros de un formato a otro, o al unir los documentos.
4. No cerrar correctamente los libros en papel
Muchas sociedades tenían libros en papel antes de 2013.
Si esos libros no se han cerrado formalmente, es necesario presentar una diligencia de cierre, indicando el paso a formato electrónico.
No hacerlo es causa de defecto.
5. Legalizar libros que no son obligatorios (y encarecer el proceso)
El Registro Mercantil permite legalizar otros libros adicionales, como por ejemplo, los libros de facturas emitidas y recibidas.
Esto puede ser útil en algunos casos… pero no es obligatorio, y cada libro adicional genera un coste en el Registro Mercantil.
6. Generar incorrectamente los libros en caso de consejo de administración
Si la sociedad está administrada por un consejo de administración, sus actas deben recogerse en un libro específico del consejo, distinto del libro de actas de la junta.
No hacerlo es susceptible de defecto.
Cómo evitar errores en la legalización de libros
La clave está en estandarizar el proceso y automatizar la generación de libros.
Con Tax One, las asesorías pueden:
- generar automáticamente los libros en formato correcto
- controlar la numeración y el histórico
- presentar directamente en el Registro Mercantil
- realizar un seguimiento a tiempo real de las notificaciones del Registro Mercantil
Conclusión
La legalización de libros puede parecer un trámite menor, pero hacerlo mal puede tener consecuencias relevantes.
Evitar estos errores antes del 30 de abril no solo ahorra tiempo, sino que también garantiza que la contabilidad de la sociedad tenga plena validez cuando realmente se necesite.