El depósito de cuentas anuales en el Registro Mercantil empieza realmente dentro de la propia sociedad.
Antes de que las cuentas puedan depositarse, deben producirse dos acuerdos fundamentales: la formulación de las cuentas y su aprobación por los socios.
Aunque muchas veces se percibe como un trámite formal, en realidad se trata de dos actos societarios distintos y con funciones diferentes.
1. Formulación de cuentas y propuesta de aplicación del resultado
Formular las cuentas significa determinar la situación financiera de la sociedad durante el ejercicio: qué ha ganado, qué ha perdido y cuál es su situación patrimonial.
¿Quién hace esto?
Lo hacen los administradores de la sociedad, es decir, las personas encargadas de dirigir y gestionar la empresa. No lo hacen los socios.
Los administradores elaboran las cuentas anuales y proponen la aplicación del resultado, es decir, qué se hará con el beneficio o la pérdida del ejercicio.
Las cuentas anuales pueden incluir:
En sociedades pequeñas:
- Balance de situación
- Cuenta de pérdidas y ganancias
- Memoria
En sociedades de mayor tamaño también se incluyen:
- Estado de cambios en el patrimonio neto
- Estado de flujos de efectivo
Normalmente los administradores se reúnen para formular las cuentas y de esa reunión se levanta un documento interno de la sociedad:
El acta de formulación de cuentas.
Este documento no se presenta en el Registro Mercantil. Es un documento interno que forma parte de la documentación societaria.
Con TaxOne, este documento se puede generar automáticamente como acta de formulación de cuentas.
2: Aprobación de cuentas y del resultado por los socios
Una vez formuladas las cuentas, corresponde a los socios (los propietarios de la empresa) decidir si esas cuentas son correctas.
Esto se hace normalmente en junta general de socios.
En esta junta se decide:
- si las cuentas se aprueban tal y como han sido formuladas, y
- cómo se aplica el resultado (dividendos, reservas, etc.).
Este paso no es un mero trámite formal.
Por ejemplo, puede ocurrir que un socio no esté de acuerdo con las cuentas porque considere que el resultado no refleja correctamente la situación de la empresa. En ese caso, la junta podría exigir modificar las cuentas antes de aprobarlas.
De esta reunión se levanta otro documento interno:
El acta de aprobación de cuentas.
Al igual que el acta de formulación, este documento no se presenta en el Registro Mercantil.
3: La certificación: el documento que sí llega al Registro
Ni el acta de formulación ni el acta de aprobación se presentan en el Registro Mercantil.
Lo que se presenta es otro documento distinto:
la certificación de los acuerdos sociales.
La certificación la emiten los administradores de la sociedad, y en ella declaran que:
- se celebró la junta de socios
- se aprobaron las cuentas
- se acordó la aplicación del resultado
Este documento no es fruto de una reunión, sino simplemente una certificación de los administradores.
Es la certificación la que permite depositar las cuentas anuales en el Registro Mercantil.
Un problema muy frecuente en la práctica
En muchas sociedades no se redactan las actas de formulación ni de aprobación de cuentas.
Esto ocurre porque son documentos internos que normalmente nadie revisa, y el Registro Mercantil no los exige.
Sin embargo, esto puede convertirse en un problema serio si surge un conflicto entre socios, ya que la sociedad no tendría correctamente documentados sus acuerdos corporativos.
Además, si nunca se celebró realmente la junta de aprobación de cuentas, el administrador podría estar certificando acuerdos que no han existido, lo que podría generar responsabilidades importantes.
Cómo evitar estos problemas
La mejor solución es documentar correctamente todos los acuerdos societarios, incluso cuando la sociedad es pequeña o tiene pocos socios.
Con TaxOne, las asesorías pueden generar de forma automática las actas de formulación y aprobación de cuentas, introducir fácilmente las modificaciones acordadas en las juntas y mantener correctamente documentada la vida corporativa de todas las sociedades que gestionan.
De esta forma no solo se facilita el depósito de cuentas, sino que también se asegura que la sociedad cumple correctamente con sus obligaciones legales y societarias.