Cada año las sociedades deben seguir un calendario mercantil bastante claro para aprobar y depositar sus cuentas anuales.
1: Formulación de cuentas por el órgano de administración
La formulación es un acto que realizan los administradores.
En este momento:
- elaboran las cuentas anuales, y
- proponen la aplicación del resultado (por ejemplo, reparto de dividendos o reservas).
Los administradores tienen 3 meses desde el cierre del ejercicio para formular las cuentas.
2: Aprobación por la junta de socios
La aprobación es un acto que corresponde a los socios, normalmente reunidos en junta general.
En esta junta los socios deciden:
- si las cuentas se aprueban tal y como han sido formuladas, y
- si se aprueba la aplicación del resultado propuesta.
Las cuentas deben aprobarse dentro de los 6 meses siguientes al cierre del ejercicio.
3: Certificación de los acuerdos
Una vez celebrada la junta, los administradores emiten una certificación.
Este documento:
- no requiere ninguna junta adicional
- simplemente transcribe los acuerdos adoptados por los socios
Es el documento que se presenta al Registro Mercantil para acreditar que las cuentas han sido aprobadas.
4: Depósito en el Registro Mercantil
Una vez aprobadas las cuentas, deben depositarse en el Registro Mercantil dentro del plazo de un mes.
Si el ejercicio coincide con el año natural la fecha límite suele ser 31 de julio,, aunque algunos registros interpretan que el plazo finaliza el 30 de julio.
¿Qué se presenta?
Normalmente:
- Balance de situación
- Cuenta de pérdidas y ganancias
- Memoria
En empresas de mayor tamaño también se incluyen:
- Estado de cambios en el patrimonio neto
- Estado de flujos de efectivo
¿Qué ocurre si no se depositan?
Si las cuentas no se depositan:
- la sociedad entra en cierre registral, lo que impide inscribir nuevos actos en el Registro Mercantil
- además, la ley prevé posibles sanciones, aunque en la práctica no siempre se imponen.
Con Tax One, todo este proceso (generación de documentos, certificación y presentación en el Registro Mercantil) se realiza de forma automática y en pocos minutos, evitando errores y ahorrando muchísimo tiempo a las asesorías.