Cada año, todas las sociedades deben presentar sus libros oficiales en el Registro Mercantil para su legalización.

El objetivo es sencillo: garantizar que la contabilidad y los acuerdos sociales no se alteran posteriormente, otorgándoles valor probatorio frente a terceros.

¿Qué libros se legalizan?

Los más habituales son:

• Libro diario
• Libro de inventarios y cuentas anuales (incluye balance, cuenta de pérdidas y ganancias y memoria. En la práctica, algunas asesorías discuten si la memoria forma parte estrictamente de este libro o si debe tratarse como documento independiente)
• Libro de actas
• Libro registro de socios (para sociedades limitadas) o libro registro de acciones nominativas (para sociedades anónimas)
• Libro de contratos con el socio único (solo cuando la sociedad es unipersonal)

¿Qué ocurre si la sociedad tenía libros en papel?

Antes de 2013 era posible legalizar libros en formato papel.

Si la sociedad tenía un libro abierto en papel y no ha vuelto a legalizarlo desde entonces, debe presentar una diligencia de cierre, indicando que ese libro queda cerrado y que a partir de ese momento la llevanza se realizará en formato electrónico.

Con TaxOne, esta diligencia también puede adjuntarse y presentarse fácilmente junto con el resto de libros.

¿Cuál es el plazo?

La legalización debe hacerse dentro de los 4 meses siguientes al cierre del ejercicio.

Si la empresa cierra el ejercicio el 31 de diciembre, el plazo termina el 30 de abril del año siguiente.

¿Cómo se presentan?

Desde 2013 la presentación es obligatoriamente telemática y en formato electrónico.

Los ficheros pueden generarse con Tax One. Tradicionalmente se utiliza el programa oficial del Colegio de Registradores (Legalia), con Tax One podrás presentarlos directamente sin salir de la aplicación.

Para asesorías con muchos clientes, automatizar la generación y envío de libros evita errores y permite presentar decenas de legalizaciones en minutos.