Uno de los momentos más frustrantes en el depósito de cuentas anuales o la legalización de libros es recibir una nota de defectos del Registro Mercantil.

Esto significa que el registrador ha detectado algún problema en la documentación presentada y que será necesario subsanarlo antes de que las cuentas puedan inscribirse o los libros legalizarse correctamente.

Errores más frecuentes

Algunos de los defectos que aparecen con más frecuencia son:

• Fecha incorrecta en la certificación de aprobación de cuentas. La fecha de la certificación no encaja con la fecha de la junta, con los plazos legales o con la fecha de generación de la huella digital.
• Falta de firma de los administradores. La certificación o los documentos presentados no están firmados o, aunque lo estén, no con el método de firma correcto. Algunos registros exigen estrictamente firma digital certificada en determinados casos, por ejemplo cuando existe administrador único.
• Administradores que no coinciden con los inscritos en el Registro Mercantil. Si el administrador que firma no es el que figura inscrito en el Registro, se emitirá defecto.
• Cuentas del ejercicio anterior no depositadas. Es uno de los defectos más habituales: el Registro detecta que falta el depósito de cuentas de uno o varios ejercicios anteriores.
• Errores en la numeración de los libros. En la legalización de libros, la numeración debe ser correlativa. Si el último libro legalizado fue el número 2 y se presenta directamente el 4, el Registro emitirá un defecto indicando que falta el libro intermedio.

¿Qué ocurre cuando el Registro emite un defecto?

Cuando el Registro Mercantil detecta un problema, emite una nota de defectos que obliga a corregir la documentación.

El proceso suele implicar:

• Revisar el defecto detectado
• Corregir el documento afectado
• Presentar nuevamente la documentación subsanada

La caducidad del asiento de presentación

Cuando se presenta un documento en el Registro Mercantil se genera un asiento de presentación.

Este asiento tiene una vigencia de seis meses. Durante ese tiempo el interesado puede subsanar los defectos señalados por el registrador.

Si los defectos no se subsanan dentro de ese plazo, el asiento caduca.

En ese caso es necesario presentar nuevamente toda la documentación, con los costes y retrasos que ello puede implicar. Además, mientras el depósito de cuentas no se realice correctamente, la sociedad puede quedar en situación de cierre registral, lo que impide inscribir nuevos actos en el Registro Mercantil.

El verdadero problema de las subsanaciones

Cuando una asesoría gestiona muchos depósitos de cuentas y legalizaciones de libros al año, las subsanaciones pueden convertirse en un verdadero cuello de botella.

En muchos casos la gestoría pierde visibilidad sobre qué expedientes tienen defectos, cuáles están pendientes de corregir y qué subsanaciones ya se han enviado.

Con TaxOne, no solo puedes automatizar las presentaciones, sino también tener control completo sobre los defectos que notifica el Registro Mercantil y gestionar de forma ordenada todo el proceso de subsanación.